Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Liikuttavaa Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 5.4.2023. Muokattu 10.5.2023.
Rekisterinpitäjä
Liikuttavaa Oy
Kisällinkuja 11 b
04420 Järvenpää
+358 40 850 7241
sporttileirit@liikuttavaa.fi
Tietosuojavastaava
Ulla Sirviö-Hyttinen
toimitusjohtaja
Kisällinkuja 11 b
04420 Järvenpää
+358 40 850 7241
posti@liikuttavaa.fi
Rekisterin nimi
A&J Sporttileirit ilmoittautumisrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus, tietolähteet ja säilytysajat
Ilmoittautumisrekisteriin tiedot kerätään sähköpostilla sekä käsin paperille kirjoittaen asiakkaiden ilmoittamien tietojen perusteella. Tietojen avulla myönnetään alennuksia, toteutetaan laskutus, toteutetaan leiri, pidetään yhteyttä leiriläisen kotiin ja tiedotetaan toiminnasta.
Tietoja käsittelevät lapsen terveyteen ja yhteydenpitoon liittyen leirien ensiapuvastaavat, tarvittaessa Kakkutalo Gilanin keittiöhenkilökunta ruokavalioon liittyen ja yhteydenpitoon liittyen leirien ohjaajat. Tarvittavat tiedot luovutetaan ohjaajille, tarvittaessa vakuutusyhtiölle ja terveydenhuoltoon.
Ilmoittautumisrekisteriin tallennettuja yksittäisen asiakkaan tietoja säilytetään puoli vuotta leirin päättymisen jälkeen ja silloin paperilla tulleet ilmoittautumislomakkeet silputaan. Avoimien ja erääntyvien saatavien osalta kyseisiä tietoja säilytetään niin kauan, että saatava on vanhentunut. Tilinpäätösten liitteenä avoimet saatavat säilytetään ikuisesti.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat osallistujan nimi, henkilötunnus, sukupuoli, leiriviikko/-viikot, joihin ilmoittautuu, mahdolliset allergiat, ’’hyvä tietää’’-asiat ja huoltajan yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, lähiosoite). Lisäksi rekisteriin kerätään valokuvaus-/videointilupa suostumus ja leirille osallistujan mahdollinen puhelinnumero. Vapaaehtoisesti saa vastata kysymykseen: mistä sai tietää A&J Sporttileireistä?
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto
Luovutamme ulkopuolelle tietoja asiakkaista tarpeen mukaan vain vakuutusyhtiölle, talouspalveluille sekä luvan kanssa valokuvia sosiaaliseen mediaan ja graafikolle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Excel-taulukossa, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Yhteydenotot
Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti nimetylle tietosuojavastaavalle.
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.